Digitaler Helfer für die Winterzeit - so reduziert Aaron den Praxisstress

Der Winter rückt näher und damit eine steigende Anzahl von Infekten, ein hohes Patientenaufkommen und kranke Mitarbeiter:innen. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Aaron, der Digitale Telefonassistent von Doctolib Ihre Praxis im Winter entlastet und Ihre Patientenkommunikation effizienter macht.

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Hohes Anrufvolumen im Winter: Aaron geht ans Telefon

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Gerade in Hausarztpraxen klingelt das Telefon während der kalten Jahreszeit nonstop - kein Wunder, denn viele Patient:innen sind erkrankt, benötigen Krankmeldungen oder möchten einen Impftermin vereinbaren. Aber auch Facharztpraxen haben im Winter ein höheres Patientenaufkommen. Aaron nimmt für Sie alle telefonischen Anfragen an und verschriftlicht sie übersichtlich in der Webapp. So herrscht Ruhe in der Praxis und Ihr Team kann sich den Patient:innen vor Ort widmen.

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Patientenanliegen mit Aaron priorisieren

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Aaron nimmt telefonische Anfragen nicht nur an, sondern kategorisiert sie in der Webapp auch automatisch - z. B. in Terminanfrage, Rezeptanfrage, Befund etc. So fällt es Ihnen leicht zu erkennen, welche Anliegen am dringendsten sind und priorisiert werden müssen.

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Patientenkommunikation per SMS: Ihr Joker im Winter

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Mit Aaron können Sie Patientenanfragen effektiv gebündelt abarbeiten. Machen Sie Ihre Kommunikation noch ein Stück effizienter, indem Sie Ihren Patient:innen per SMS antworten. Dafür stehen Ihnen anpassbare SMS-Vorlagen zur Verfügung. Die SMS-Antworten können Sie bequem direkt aus der Webapp heraus versenden.

Dr. Sebastian Glüer-Fuchs bestätigt, wie sehr die SMS-Funktion von Aaron sein Team bei Termin- und Rezeptanfragen entlastet:

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„Hier können die Rezepte direkt vorbereitet werden, ohne mit den Patienten sprechen zu müssen. Bei der Terminanfrage kann schriftlich oder telefonisch zu geeignetem Zeitpunkt zurückgerufen werden." (Dr. Sebastian Glüer-Fuchs, Diabetologie, DSP Wedemark)

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Rezeptanfragen

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Verwenden Sie keine Zeit darauf, Rezeptanfragen in langatmigen Telefonaten zu besprechen. Sobald das Rezept erstellt ist, benachrichtigen Sie den Patienten oder die Patient:in per SMS, dass das Rezept abholbereit ist bzw. als E-Rezept auf der Versichertenkarte gespeichert ist und in der nächsten Apotheke eingelöst werden kann.

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Terminanfragen 

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In Hausarztpraxen herrscht im Winter Hochbetrieb. Aber auch andere Fachrichtungen haben oft mehr Patient:innen und damit mehr Terminanfragen. Beantworten Sie deshalb Terminanfragen zeitsparend per SMS. Aaron erfragt bereits im Gespräch mit Anrufer:innen das gewünschte Datum und die Uhrzeit. Sie bestätigen im Anschluss einfach den Termin per SMS. Zusätzlich können Sie in der anpassbaren Vorlage wichtige Informationen zum Termin einbauen, z. B. Patient:innen bitten, bei Erkältungssymptomen einen Mund-Nasen-Schutz zu tragen.

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Impftermine

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Ob Influenza-Impfung oder Covid-Impfung - im Herbst und Winter steigt auch die Anzahl der Impftermine. Aaron erkennt auch dieses Anliegen am Telefon und kategorisiert die Anrufe dementsprechend. Ihre Praxis hat so einen doppelten Vorteil:

• Zum einen arbeiten Sie alle Impfanfragen gebündelt und zeitsparend per SMS ab
• Zum anderen sehen Sie auf einen Blick, wie viele Patient:innen zum Impfen kommen möchten, und können dementsprechend Ihre Impfsprechstunde planen

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Krankmeldungen

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Auch bei Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen hilft Ihnen die Aaron SMS-Funktion. Fordert ein Patient oder eine Patient:in eine AU an, antworten Sie einfach per SMS, sobald die AU abholbereit ist. So ersparen Sie erkrankten Patient:innen eine lange Wartezeit in der Praxis und sich selbst das Telefonat.

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Dr. Surita Chaudhary berichtet: „Vor allem jetzt in der Influenza-Saison bekommen wir für die Infekt-Sprechstunde zwischen 8 und 9 Uhr am Montag mindestens so 60 Anrufe. Die möchten alle einen Arzttermin oder eine Krankmeldung. Und das kann man so schnell erledigen mit SMS-Funktion." (Dr. med. Surita Chaudhary, FÄ Innere Medizin, Praxis Knielingen)

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Terminabsagen vereinfachen & Auslastung verbessern

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Patient:innen müssen Ihren Termin absagen, aber kommen telefonisch nicht durch? Dieses Problem löst Aaron! Können Patient:innen einen Termin nicht wahrnehmen, teilen Sie dies einfach Aaron am Telefon mit. Damit bieten Sie Ihren Patient:innen eine einfache Kommunikationslösung an und reduzieren Ihre No-Show-Rate. 

Für Lisa Schneider ist „die Terminabsage über Aaron [eine große Erleichterung]. Da hier der Patient nur Name, Geburtsdatum und das Wort Terminabsage auf den Aaron sprechen muss. Kurz und knapp. Schnell erledigt." (Lisa Schneider, Leitung des Telefonteams, OTC Regensburg GmbH)

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Digitale Vertretung für kranke Mitarbeiter:innen

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Eine besonders große Entlastung bietet Aaron als digitale Vertretung für die Anmeldung. Denn irgendwann erwischt es auch das Praxisteam und Mitarbeiter:innen werden krank. Aaron nimmt für Sie automatisch alle telefonischen Patientenanfragen an, verschriftlicht sie in der Webapplikation und kategorisiert sie. So haben Ihre anderen Mitarbeiter:innen mehr Zeit für die Patient:innen in der Praxis und können andere Aufgaben erledigen.

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Abwesenheitsmodus über Weihnachten

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Wenn Ihre Praxis über Weihnachten in den wohlverdienten Urlaub geht und Sie währenddessen keine Patientenanfragen entgegennehmen möchten, empfiehlt Lisa Naumann, Customer Success Managerin bei Aaron, den Abwesenheitsmodus: Mit dieser Funktion können Praxen einen individuellen Ansagetext anlegen,  z. B. eine Abwesenheitsnotiz.

„Bevor Sie in den Urlaub gehen, aktivieren Sie einfach den Button für den Abwesenheitsmodus. Aaron liest den Ansagetext dann vor und beendet anschließend das Telefonat. Bei Rückfragen stehen wir natürlich gerne jederzeit zur Verfügung!”

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So können Sie Weihnachten in Ruhe mit Ihren Lieben genießen und nach dem Urlaub entspannt ins neue Praxisjahr starten!

Lassen Sie sich jetzt beraten und haben Sie Aaron noch rechtzeitig vor dem Winter einsatzbereit! Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin mit unseren Aaron-Expert:innen und erleben Sie Aaron live in Aktion!

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