So entlastet Aaron Ihre Praxis während der Urlaubszeit

Der August ist für viele Arztpraxen die Haupturlaubszeit. Viele Mitarbeiter:innen gehen in den wohlverdienten Urlaub und oft schließt sogar die ganze Praxis für mehrere Wochen. Das kann für das verbleibende Personal mehr Stress bedeuten. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie mit Aaron stressfrei durch die Urlaubszeit kommen.

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Empfangsmitarbeiter:innen sind im Urlaub?

Wenn einzelne Kolleg:innen aus dem Praxisteam im Urlaub sind, können Sie Aaron als digitale Urlaubsvertretung am Empfang einsetzen. So entlasten Sie die MFAs und es ist endlich Schluss mit dem endlosen Telefonklingeln!

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Aaron als digitale Urlaubsvertretung

Ist die Rezeption wegen Urlaubs unterbesetzt oder sogar gar nicht besetzt, nimmt Aaron für Sie automatisch alle telefonischen Patientenanfragen an, verschriftlicht sie in der Webapplikation und kategorisiert sie. So haben Ihre Mitarbeiter:innen mehr Zeit für die Patient:innen in der Praxis und können andere Aufgaben erledigen. Später, wenn Zeit ist, können die Anfragen dann gebündelt abgearbeitet werden.

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Aaron schafft optimalen  Überblick nach Urlaub

Wenn Ihre Mitarbeiter:innen aus dem Urlaub zurückkommen, sehen sie in der Webapp alle Anfragen strukturiert aufbereitet und können die Patientenkommunikation der letzten Zeit einsehen. Das verschafft einen perfekten Überblick und erleichtert den Start in der Praxis nach dem Urlaub.

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Die ganze Praxis ist im Urlaub?

Mit diesen Einstellungen halten Sie Ihre Patient:innen während des Urlaubs informiert und steigern die Patientenzufriedenheit. Zusätzlich sorgen Sie für einen reibungslosen Praxisstart nach dem Urlaub.

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Sonderbegrüßung nutzen

Aktivieren Sie eine Sonderbegrüßung, bevor die Praxis wegen Urlaub schließt. Diese wird anstatt des normalen Begrüßungstextes von Aaron vorgelesen. Damit teilen Sie Ihren Patient:innen mit, von wann bis wann die Praxis im Urlaub ist. Ihre Patient:innen sind dann über die Abwesenheit genau informiert, müssen keine Nachrichten auf dem Anrufbeantworter hinterlassen und stehen auch nicht vor verschlossener Praxistür.

Mit der Sonderbegrüßung können Sie noch weitere wichtige Informationen übermitteln: Sagen Sie Ihren Patient:innen, welche Praxis Ihre Vertretungspraxis ist und an welche Bereitschaftspraxis sich Ihre Patient:innen in dringenden Fällen wenden können. Der Dialog mit Aaron findet trotzdem, wie gewohnt, statt.

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Tipp von Aaron-Expertin Lisa: Abwesenheitsmodus nutzen

Sie möchten während des Urlaubs keine Patientenanfragen entgegennehmen? Für den Fall empfiehlt Lisa Naumann, Customer Success Managerin bei Aaron, den Abwesenheitsmodus: Mit dieser Funktion können Praxen einen individuellen Ansagetext anlegen,  z. B. eine Abwesenheitsnotiz.

‍“Bevor Sie in den Urlaub gehen, aktivieren Sie einfach den Button für den Abwesenheitsmodus. Aaron liest den Ansagetext dann vor und beendet anschließend das Telefonat. Bei Rückfragen stehen wir natürlich gerne jederzeit zur Verfügung!”

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Dringende Anrufe weiterleiten

Für dringende Anliegen (beispielsweise von anderen Praxen) nutzen Sie die intelligente Anrufweiterleitung. Geben Sie Ihren wichtigen Kontakten vor dem Urlaub ein Passwort. Bei Nennung des Passworts leitet Aaron deren Anruf automatisch an Sie weiter – ohne, dass Sie Ihre private Telefonnummer weitergeben müssen.

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Terminanfragen für September ermöglichen

Beginnen Sie mit der Terminplanung für September schon automatisch und bequem während des Urlaubs. Lassen Sie Patient:innen mit Aaron schon während des Urlaubs Terminanfragen für den nächsten Monat stellen. So vermeiden Sie eine Flut an Terminanfragen am ersten Tag nach dem Praxis-Urlaub. Stattdessen antworten Sie nach dem Urlaub bequem per SMS auf alle eingegangenen Terminanfragen. Falls Sie diese Funktion nicht nutzen möchten, können Sie sie einfach ausstellen.

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Sie möchten Aaron als digitalen Mitarbeiter für die Urlaubsvertretung und darüber hinaus kennenlernen? Dann vereinbaren Sie einen unverbindlichen und kostenlosen Beratungstermin mit unseren Aaron-Expert:innen!

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