Der Aaron SMS-Chat: Die Erfolgsgeschichte für effiziente Praxiskommunikation

Arztpraxen verwenden immer noch zu viel Zeit für Telefonate. Das Ergebnis sind frustrierte Patient:innen, die in Warteschleifen festhängen oder, im schlimmsten Fall, telefonisch gar nicht durchkommen, sowie überlastetes Personal, das täglich mehrere Stunden nur am Telefon verbringt. Dabei haben 81% der Patient:innen ein Smartphone und können direkt per SMS erreicht werden - Tendenz weiter steigend. Bei den über 70-Jährigen sind es immerhin noch 68 Prozent (Quelle: statista.de, Stand 2023).

Hier setzt Aaron mit dem Digitalen Telefonassistenten an. Der Digitale Telefonassistent nimmt  alle telefonischen Anfragen automatisch und jederzeit entgegen, kategorisiert sowie priorisiert sie und stellt sie übersichtlich in der Webapplikation dar. Das Praxispersonal kann alle Anfragen, dann, wenn Zeit ist, abarbeiten und den Patient:innen direkt telefonisch oder per SMS antworten.

Gerade die SMS-Funktion hat sich als absoluter Gamechanger für das Praxispersonal erwiesen - denn so kann den Patient:innen sofort und schnell geantwortet werden. Dr. med. Surita Chaudhary, Fachärztin für innere Medizin in Karlsruhe, spart unserer Auswertung zufolge mit SMS ca. 17 Stunden Zeit pro Monat ein. Sie berichtet uns begeistert über ihr Lieblings-Feature und betont, wie sehr die Funktion sie und ihr Team, gerade in stressigen Phasen, entlastet hat:

Also ich finde SMS-Funktion am besten. Weil wenn wir so junge Leute haben, vor allem jetzt in der Influenza-Saison, und für die Infekt-Sprechstunde zwischen 8 und 9 Uhr am Montag, kriegen wir so mindestens 60 Anrufe, weil die wollen Arzttermin oder Krankenmeldung haben. Und das kann man so schnell erledigen mit SMS-Funktion.

Dr. Chaudharys Praxisteam erhält auch zahlreiche positive Rückmeldungen von Patient:innen zur SMS-Funktion:

Und ich habe so oft von den Patienten gehört, dass sie es einfach so toll finden, dass sie SMS bekommen und einen Termin haben innerhalb von 4 Stunden.

Deshalb zeigen wir Ihnen heute, wie Sie mit der SMS-Funktion von Aaron Zeit sparen und die Funktion auf Ihre Praxisabläufe anpassen können.

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So funktioniert der SMS-Chat des Digitalen Telefonassistenten von Aaron

Wer im laufenden Praxisbetrieb neben der Betreuung von Patient:innen noch ununterbrochen Telefonanrufe entgegennehmen oder sogar Rückrufe tätigen muss, weiß, wie zeitaufwändig das ist. Der digitale Assistent von Aaron bietet Ihnen die Möglichkeit, direkt auf Anfragen via SMS zu antworten. Denn jeder Anruf bzw. Rückruf weniger schafft mehr Zeit für die Patient:innen in der Praxis.

Sie senden die SMS ganz bequem direkt von der Aaron Webanwendung aus. Damit erreichen Sie alle Patient:innen, die die Praxis von einer Mobiltelefonnummer aus angerufen haben. Aaron Pro Nutzer:innen haben nicht nur die Möglichkeit, SMS zu senden, sondern auch SMS-Antworten von Patient:innen zu empfangen. Aber welche Möglichkeiten bietet die SMS-Funktion genau und wie kann sie genutzt werden, um die Anliegen von Patient:innen effektiver und zeitsparend zu bearbeiten?

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Individuell anpassbare SMS-Vorlagen für Ihre Praxisabläufe

Ihre Patient:innen wenden sich mit unterschiedlichen Anliegen telefonisch an Sie, z.B. mit Terminanfragen, Rezeptanfragen oder wegen einer Befundbesprechung. Damit Sie und Ihr Praxisteam mit minimalem Aufwand auf unterschiedliche Anfragen via SMS reagieren können, ohne erst manuell den SMS-Text zu tippen, finden Sie in der Webapp SMS-Vorlagen für die verschiedenen Anrufkategorien. Die SMS-Vorlagen finden Sie in der Webanwendung rechts über die Drop-down-Schaltfläche “Vorlagen”. Die SMS-Vorlagen enthalten einen Platzhaltertext, den Sie dann selbst ausfüllen können. Für eine Terminanfrage finden Sie beispielsweise eine SMS-Vorlage mit einem Platzhalter, um das Datum und Uhrzeit für die Terminbestätigung einzugeben.

Darüber hinaus können Sie alle Antwortvorlagen vollkommen frei ganz individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können so  alle Formulierungen genau für Ihren Praxisbetrieb personalisieren und haben damit komplette Kontrolle über Ihre Patientenkommunikation. Um Vorlagen hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen, gehen Sie einfach in die Einstellungen der Anrufkategorien.

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“Senden und Erledigen”-Funktion verknüpft Antwort und Aufgabe

Ein weitere praktische und zeitsparende Hilfe ist die “Senden und Erledigen”-Schaltfläche rechts am Rand des SMS-Textfeldes. Darüber können Sie SMS-Antworten senden und gleichzeitig in die “erledigt”-Ansicht verschieben. Zum Beispiel für Terminbestätigungen ist diese Funktion sehr nützlich. Mit nur drei Klicks können Sie eine Anfrage öffnen, die SMS-Antwort anpassen, die SMS abschicken und die Anfrage auf “erledigt” setzen.

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SMS-Gesprächsverlauf einsehen für optimalen Überblick

Der SMS-Gesprächsverlauf verschafft Ihnen noch mehr Übersicht über die Patientenkommunikation. Sie können ihn direkt in der Benutzeroberfläche einsehen, indem Sie auf die Schaltfläche “Verlauf anzeigen” unter der aufgeklappten Anfrage klicken. Am rechten Bildschirmrand öffnet sich daraufhin der Gesprächsverlauf in einer Chat-Ansicht. Sie können hier einfach durch den Verlauf scrollen und sehen alle gesendeten und eingegangen SMS-Nachrichten des Patienten bzw. der Patientin. Das ist praktisch, um zum Beispiel bei Rezeptanfragen schnell und unkompliziert einzusehen, welche Medikamente in welcher Dosis in der Vergangenheit bereits verschrieben worden waren.

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Zeitersparnis durch die SMS-Funktion: Eine Analyse

Sie können sich nun bestimmt vorstellen, dass die Nutzung der Aaron SMS-Funktion eine erhebliche Menge Zeit im Praxisbetrieb einspart. Aber wie viel Zeit genau? Das haben wir für Sie einmal beispielsweise ausgerechnet:

Die Auswertung einer Praxis, die Aaron nutzt, hat ergeben, dass Aaron pro Monat ca. 3.600 Anrufe annimmt. 30% der eingehenden Anrufe können per SMS beantwortet werden. Ein Patientenrückruf dauert, der Aussage dieser Praxis zufolge, ca. 5 Minuten; oftmals erreicht das Praxisteam Patienten auch erst nach mehreren Versuchen. Auf 280 der eingegangen Anrufe (850 SMS gesamt/3 Monate) reagierte die Praxis mit der SMS-Funktion. Somit konnte diese Praxis durch die SMS-Funktion 24 Stunden Zeit pro Monat einsparen, die sie sonst für Rückrufe benötigt hätte.

Eine Einsparung von durchschnittlich 24 Stunden pro Monat ist enorm. Sie können diese Zahl natürlich noch erhöhen, je mehr Patient:innen Sie per SMS kontaktieren.

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Zusammenfassung: Die Schlüsselvorteile der SMS-Funktion

Was sind also die Vorteile der SMS-Funktion des Digitalen Telefonassistenten, die Ihnen den Praxisalltag erleichtern? Hier nochmals eine kurze Zusammenfassung:

1. Zeitersparnis: Die SMS-Funktion spart Ihnen wertvolle Zeit, die Sie sonst mit zeitintensiven Rückrufen verbringen müssten. Der SMS-Chat ermöglicht schnell und direkte Antworten auf Patientenanfragen.
2. Mehr Effizienz: Die Funktion macht Ihr Team effizienter, indem sie eine einfache und schnelle Antwortmöglichkeit bietet. Ihre MFA können eine Antwort-SMS beispielsweise schnell zwischen der Aufnahme von zwei Patient:innen schicken.
3. Automatische Vorlagen: Sie können die automatischen Antwortvorlagen passend zu den verschiedenen Anrufkategorien mit minimalem Aufwand versenden. Alles, was Sie tun müssen, ist noch den Platzhaltertext auszufüllen.
4. Individuelle Anpassbarkeit: Die Antwortvorlagen sind individuell anpassbar, so dass Sie sie im Wortlaut für Ihre Praxis personalisieren können und somit die komplette Kontrolle über die Patientenkommunikation erhalten.
5. “Senden und Erledigen”: Mit einem einfachen Klick senden Sie eine Antwort-SMS und setzen die Aufgabe gleichzeitig auf “erledigt” - oder Sie klicken nur auf “Senden“ und führen das Gespräch weiter.
6. Gesprächsverlauf: Sehen Sie mit nur einem Klick den gesamten SMS-Verlauf ein und erhalten Sie damit eine Übersicht über die gesamte Kommunikation.

Die SMS-Funktion des Digitalen Telefonassistenten von Aaron markiert einen großen Fortschritt für die Patientenkommunikation in Arztpraxen und MVZs . Sie trägt bedeutend dazu bei den Praxisalltag nachhaltig zu vereinfachen. Der SMS-Chat bietet dabei nicht nur einen Mehrwert für das Praxisteam, sondern steigert auch die Zufriedenheit der Patient:innen.

Neben der SMS-Funktion bietet Ihnen der Digitale Telefonassistent aber noch zahlreiche weitere ausgeklügelte Funktionalitäten, die Sie und Ihr Praxisteam nachhaltig entlasten.

Buchen Sie jetzt ganz einfach einen persönlichen Online-Termin für eine Demo und lernen Sie Aaron kennen.

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