So unterstützt Aaron Dr. Dagmar Richter-Hintz bei Personalmangel

Dr. Richter-Hintz ist Fachärztin für Dermatologie und Venerologie. Sie führt eine Praxis in Erftstadt, 15 Kilometer südlich von Köln. Die Fachärztin nutzt den Digitalen Telefonassistenten von Aaron seit 3 Jahren in ihrer Praxis. Wir haben sie interviewt. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie

• Dr. Richter-Hintz Aaron nutzt, um die Arbeitsabläufe der Praxis effizienter zu machen
• Aaron ihre Praxis seit Januar 2024 wegen Personalmangel erfolgreich entlastet

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Einführung von Aaron 2021 für Struktur und Entlastung

Dr. Richter-Hinz wünschte sich 2021 ein System, mit dem sie mehr Ordnung in den Praxisalltag bringen und die Praxismitarbeiter:innen entlasten kann. Inzwischen sind in ihrer Praxis zwei weitere Kolleg:innen tätig - eine Hautärztin und ein Chirurg. Sie haben an jeweils einem Tag pro Woche Sprechstunde. Dadurch habe sich “der Umfang und das Patientenaufkommen in meiner Praxis […] in den letzten Monaten deutlich gesteigert.”

Dr. Richter-Hintz stellte fest, dass “der Zeitaufwand für das Zurückrufen von Nachrichten auf dem Anrufbeantworter nicht mehr akzeptabel” war. Eine Lösung musste her - und zwar der Digitale Telefonassistent von Aaron. “Wir hatten lauter kleine Zettelchen [mit Infos zu Patientenanfragen] und das war unübersichtlich. Das war frustrierend, das war zeitaufwendig.” Dazu kommt, dass der Empfang der Praxis meistens unterbesetzt ist, denn die Praxis hat zu wenige Medizinische Fachangestellte. Unsere Mitarbeiterin, die sonst an der Rezeption saß, 30 Stunden die Woche, ist […] erkrankt und wir haben seit Januar niemanden fest vorne sitzen, weil wir das Personal nicht haben.” Deshalb müssen Dr. Richter-Hintz und eine andere Mitarbeiterin den Empfang mit übernehmen.

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Problemlose Einrichtung und Start mit Aaron

Der Start mit dem Telefonassistenten in der Praxis verlief ohne Probleme. “Also, die Einrichtung auf unserer Seite war […] einfach.” Auch Dr. Richter-Hintz Team nutzte Aaron schnell routiniert. “Meine Mitarbeiterinnen haben das auch schnell hingekriegt. Man muss [Aaron] ja nur online aufrufen und dann sieht man alles untereinander.”

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Flexible Nutzung und gute Annahme von Patient:innen

Aaron wird von den Patient:innen der Arztpraxis gut angenommen. “Die Patienten haben die Erfahrung gemacht, […] dass wir zuverlässig zurückrufen.” Was auch dabei helfe, sei, dass Dr. Richter-Hintz Ihre Patient:innen ermutigt Aaron zu nutzen: “Ich sag das auch immer nochmal: Sprechen Sie auf unser System! Ich kann dann sehen, was Sie gesagt haben.”

Besonders gut gefällt Dr. Richter-Hintz dass Aaron flexibel mit sofortiger Anrufannahme oder Annahme nach einer bestimmten Wartezeit genutzt werden kann - je nach Patientenaufkommen. “Ich kann das auch selber steuern. Also, wenn ich vorne sitze und sehe, da sind noch drei Patienten - dass man das sofort umschalten kann – das ist für uns mit die wichtigste Funktion!”

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Struktur und Übersicht statt "Zettelwirtschaft"

Die transkribierte Darstellung aller eingehenden Patientenaufrufe in der Aaron Webapplikation ist für Dr. Richter-Hintz ein Gamechanger. “Das ist total wichtig, dass ich nicht nur einen Zettel habe […], sondern ich kann mir den ganzen Text angucken, den der Patient gesprochen hat und kann daraufhin einschätzen wie dringend es ist.” Auch “die [Anfragen für] Rezepte, die werden dann alle untereinander sortiert und dann kann man die alle der Reihe nach abarbeiten. Das macht es natürlich viel einfacher.”

Der KI-Telefonassistent gestaltet die Arbeitsabläufe in Dr. Richter-Hintz’ Praxis effektiver und übersichtlicher. “Mit Aaron sehe ich alles, was am Telefon passiert ist und wie darauf reagiert wurde. Ich finde [das] super, weil man auf einen Blick angucken kann: Wer hat heute angerufen?”

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SMS-Funktion spart viel Zeit

Mit der SMS-Funktion spart die Praxis viel Zeit in der Patientenkommunikation ein, denn “das macht [die Kommunikation] viel effektiver, viel weniger fehleranfällig.”Die Arztpraxis nutzt SMS zur schnellen und einfachen Kommunikation mit Patienten:innen. Eine SMS mit der Info “Wir haben Ihnen Ihr Rezept per Post zugeschickt.” spart der Praxis somit den Rückruf.

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Priorisierung von Akutanfragen

Die Kategorisierung der Anfragen in der Webapp hilft Dr. Richter-Hintz “enorm […] für die Priorisierung: Brauche ich einen Akuttermin, weil ich jemanden mit starken Schmerzen habe oder mit einer Gürtelrose, oder wollen alle nur Rezepte?”

Dringende Anliegen kann Dr. Richter-Hintz anhand der Transkription ganz einfach erkennen: Ein Patient nannte Aaron seine Symptome: “Ich hab hier so komische Pöckchen am Rücken rechts.” Dr. Richter-Hintz habe dem Patienten sofort eine SMS mit einem Terminvorschlag geschickt, “weil ich dachte, das müsste eine Gürtelrose sein, und das war es auch. Also das heißt, [Aaron] erlaubt mir klar aus dem Infotext schon die Dringlichkeit des Termins abzuschätzen.”

Ein anderer Patient habe Aaron direkt gesagt, er benötige einen Aktuttermin. “Das wird ja hier dann rot angezeigt und da habe ich natürlich zuerst drauf geguckt.”

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Aaron unterstützt bei Personalmangel

Wie viele Arztpraxen leidet Dr. Richter-Hintz unter Personalmangel. Aaron federt diese Personalengpässe ab und sorgt für einen trotzdem reibungslosen Ablauf in der Praxis: “Also ich war mit meiner [anderen] Mitarbeiterin hier alleine vor zwei Wochen, […] dann lief Aaron selbstverständlich im Hintergrund und ich hab mir nur kurz angeguckt, was wir für Anrufe haben.” Trotz Unterbesetzung konnten Dr. Richter-Hintz und Ihre Mitarbeiterin mit Aaron bis Ende der Sprechzeit auf alle Patientenanfragen reagieren:  “Da sind sind wirklich von 08:30 Uhr bis bis 13:00 Uhr alle Telefonate nur auf Aaron gelaufen und wir hatten trotzdem, als wir dann um 05:30 Uhr gegangen sind, alles erledigt.”

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Zusammenfassung: So setzt Dr. Richter-Hintz Aaron ein

• Bei besetzter Rezeption lässt die Praxis Aaron nach einer bestimmten Wartezeit ans Telefon gehen.
• Die Praxis aktiviert die sofortige Anrufannahme, wenn klar ist: “Hier ist jetzt der Empfang die nächste Viertelstunde nicht besetzt oder die nächste halbe Stunde.”
• Dr. Richter-Hintz priorisiert die Dringlichkeit der Patientenanfragen anhand des transkribierten Texts in der Webapp
• Die Praxis schickt SMS zur schnellen, effizienten Patientenkommunikation
• Dr. Richter-Hintz nutzt Aaron als digitalen Mitarbeiter, um Personalengpässe abzufedern

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Fazit: Aaron ist für Dr. Richter-Hintz unverzichtbar

Dr. Richter-Hintz möchte auf Aaron nicht mehr verzichten. Sie betont: “Die Handhabung ist einfach, der Nutzen ist enorm für uns und die Patienten.” Für Ihre momentane Situation in der Praxis mit zu wenigen Mitarbeiter:innen sei Aaron essentiell, um den Praxisbetrieb am Laufen zu halten.

“Also, ohne Aaron würden wir die jetzige Situation nicht managen können. Unser Patientenaufkommen ist deutlich gestiegen und ich bin teilweise alleine mit einer Mitarbeiterin.” Dazu kommen spontane Ausfälle von Mitarbeiterinnen, wenn “das Kind erkrankt” oder “wenn ihnen dauernd der Kindergarten ausfällt”. Dann können diese Kolleginnen “nicht kommen und ich finde, da ist Aaron unverzichtbar.”

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